Szoftverlicencek cégeknek: mit vegyen, és mit őrizzen meg?

Ha a cégnél öt, tíz vagy húsz számítógép van, arra a kérdésre, hogy „minden licencelve van-e”, ritkán létezik rövid válasz. Röviden mégis: minden céges gépre Windows 11 Pro és kereskedelmi használatra engedélyezett Office-kiadás kell, valamint számla és nyilvántartás arról, melyik kulcs hol van aktiválva.

Általában valamelyik laptop Windows Home-mal érkezett, a recepción egy régebbi gép áll, az Office-t pedig „valaki évekkel ezelőtt” telepítette. Ez a cikk gyakorlati útmutató a kisvállalkozások szoftverlicenceihez: hogyan számolja össze a licenceket, mely kiadások valók munkára, és milyen dokumentumokat érdemes megőriznie, hogy belső ellenőrzésnél vagy a szoftvergyártó megkeresésekor tiszta képe legyen.

Eszközalapú vagy felhasználóalapú licenc

Elsőként azt kell tisztázni, hogyan „számolják” az egyes termékeket.

• Az egyszeri vásárlású Windows és Office (például a Windows 11 Pro és az Office 2021) eszközalapú licenc. Egy kulcs egy számítógépen aktiválható. A licenc a számítógéphez tartozik, nem egy adott személyhez: ha a recepción ketten dolgoznak váltásban, egy számítógéppel számol.
• A Microsoft 365 felhasználóalapú, előfizetéses licenc. Az asztali alkalmazásokat tartalmazó üzleti csomagoknál minden felhasználó legfeljebb öt PC-re vagy Macre, öt táblagépre és öt telefonra telepítheti az Office-t. A másik oldal: minden saját fiókkal bejelentkező munkatársnak saját előfizetés kell. Ráadásul a Microsoft 365 Business Basic nem tartalmazza a Word, az Excel és az Outlook asztali verzióját, csak a webes és a mobilalkalmazásokat.

Hogy melyik modell kényelmesebb, az attól függ, hány eszközt használ egy-egy ember, és szüksége van-e a felhőszolgáltatásokra. Részletes összehasonlítást a Microsoft 365 vagy Office 2021 című cikkben talál.

Számolja össze, mire van valóban szüksége

Rendelés előtt készítsen listát minden olyan eszközről, amelyen a cégnek dolgoznak. A leggyakrabban kimaradnak:

• a laptopok, amelyeket a munkatársak hazavisznek vagy kiküldetésbe visznek;
• a recepciós, pénztári vagy raktári számítógép – gyakran régebbi, és senki sem emlékszik, honnan származik rajta a telepítés;
• a könyvelő számítógépe. Ha a könyvelő alkalmazott, és céges gépen dolgozik, ő is a listára kerül. Ha külső könyvelőirodával dolgozik, amely saját eszközein végzi a munkát, az ottani licencek az ő felelősségük;
• a tartalék vagy régi számítógépek, amelyek újra használatba kerülhetnek;
• a magánszámítógép, amelyen a tulajdonos vagy egy munkatárs rendszeresen a cégnek dolgozik. Ilyenkor a rajta lévő Office-nak is kereskedelmi használatra engedélyezett kiadásnak kell lennie.

Minden eszköznél jegyezze fel, ki használja, melyik Windows-kiadás és melyik Office-verzió van rajta. A kiadást a Gépház → Rendszer → Névjegy (Settings → System → About) oldalon, a Windows specifikációi szakaszban látja. Így azonnal kiderül, hol van Home a Pro helyett, hol hiányzik az Office, és hol maradt próbaverzió.

Melyik Windows-kiadás való egy cégnek?

Irodai számítógépre a Windows 11 Pro-t javasoljuk. Nem a sebesség miatt – a Home és a Pro egyformán gyors. A különbség azokban a funkciókban van, amelyeket egy cég valóban használ:

• BitLocker – a teljes meghajtó titkosítása. A Pro, az Enterprise és az Education kiadásban érhető el, a Home-ban nem. Ha egy ügyféladatokat tartalmazó laptop elvész, a titkosított meghajtó a helyreállítási kulcs nélkül nem olvasható. Egyes Home rendszerű eszközökön elérhető az egyszerűbb „Eszköztitkosítás” funkció, de a BitLocker kezelési lehetőségei nélkül.
• Távoli asztal (Remote Desktop). Ahhoz, hogy otthonról csatlakozzon az irodai géphez, vagy hogy egy informatikus csatlakozzon hozzá, annak a számítógépnek, amelyhez csatlakoznak, Pro rendszerűnek kell lennie. Home-ról csak más gépekhez lehet csatlakozni. A beállítás helye: Gépház → Rendszer → Távoli asztal.
• Csatlakozás tartományhoz (Active Directory vagy Microsoft Entra ID) és csoportházirend (Group Policy) – fontos, ha a gépeket rendszergazda kezeli központilag.

Ha a laptop Home-mal érkezett, nem kell újratelepíteni – a kiadás Pro-kulccsal frissíthető, ahogy azt a Windows 11 Home Pro-ra frissítéséről szóló cikkben leírtuk. A Windows 11 Pro licenc egy számítógépre szól.

Office: Home & Student, Home & Business vagy Professional Plus

A kisvállalkozások itt hibáznak a leggyakrabban, ezért nézzük meg, mit tartalmaznak az Office 2021 egyes kiadásai:

• Office Home & Student 2021 – Word, Excel, PowerPoint és OneNote. A Microsoft licencfeltételei a Home & Student kiadásoknál kifejezetten kizárják a kereskedelmi, nonprofit vagy bármilyen más bevételszerző tevékenységre való használatot. Vagyis ez a kiadás nem céges gépre való, akkor sem, ha a cég egyszemélyes.
• Office Home & Business 2021 – ugyanezek az alkalmazások, plusz az Outlook. Otthoni és üzleti használatra is szól, és egy Windows rendszerű számítógépre vagy egy Macre telepíthető.
• Office Professional Plus 2021 – Word, Excel, PowerPoint, Outlook és OneNote, valamint az Access (adatbázis-kezelő) és a Publisher. Ez utóbbi kettő csak Windowson működik.

A gyakorlatban: ha az irodában dokumentumokat írnak, táblázatokat készítenek és e-maileket küldenek, a Home & Business lefedi az igényeket. A Professional Plus akkor indokolt, ha valaki Access-adatbázisokkal dolgozik, vagy ha minden Windows rendszerű gépen ugyanazt, a teljesebb kiadást szeretné látni. Mi az Office 2021 Professional Plus kiadást kínáljuk, egy számítógépre szóló licenccel.

Milyen dokumentumokat őrizzen meg?

A licenc használati jog, ennek bizonyítékai pedig a dokumentumok. Érdemes egy helyen tárolni:

1. A cég nevére kiállított számlákat minden vásárlásról.
2. A termékkulcsokat tartalmazó e-maileket és magukat a kulcsokat – védett mappában vagy jelszókezelőben, nem a monitorra ragasztott cetlin.
3. „Kulcs – számítógép” nyilvántartást: a számla számát, a kulcsot vagy legalább az utolsó öt karakterét, melyik gépen, mióta van aktiválva, és ki használja. Gépcsere vagy selejtezés esetén jegyezze fel a változást.
4. A licenc típusát – Retail, OEM vagy Volume. Ettől függ, mit szabad hardvercsere esetén. A különbségeket az OEM-, Retail- és Volume-licencekről szóló cikkben magyaráztuk el.

Egy ilyen nyilvántartás egyszerű táblázatban vezethető, és perceket vesz igénybe, órákat spórol viszont, amikor informatikai szolgáltatót vált, amikor egy munkatárs laptoppal együtt távozik, vagy amikor meg kell mondania, milyen szoftvereket használ. A kérdés felmerülhet belső ellenőrzésnél, egy nagy ügyfél részéről vagy a szoftvergyártótól egy audit keretében. Mindhárom esetben a rendezett dokumentumok rövidre zárják a választ.

Számla és könyvelés

Minden rendelésről számlát állítunk ki. A rendelésnél adja meg a cég nevét és székhelyét, valamint – ha a cég áfaköteles – az adószámát (közösségi adószámát). Hogy a kiadást hogyan könyvelik el (például immateriális javakként vagy azonnali költségként), az a cég számviteli politikájától függ, és a könyvelőjére tartozó kérdés. Ez a cikk nem minősül adó- vagy jogi tanácsadásnak.

Új munkaállomás: Windows és Office egyben

Ha új munkatársnak készít elő számítógépet, a legkényelmesebb a két licencet együtt megvenni. A Windows 11 Pro + Office 2021 Professional Plus csomag két külön termékkulcsot tartalmaz egy rendelésben, és kedvezőbb, mint két külön rendelés.

A termékkulcsokat ügyfélszolgálati időben (minden nap 8:00–19:00, budapesti idő) 15 percen belül elküldjük e-mailben, számlával együtt, és a Microsoft hivatalos aktiváló szerverein keresztül aktiválhatók. Ha a termékkulcs nem aktiválható, ingyenes kulcscserét biztosítunk; a vásárlásra a jogszabály szerinti kellékszavatosság (fogyasztók esetén 2 év) vonatkozik, és magyar nyelvű ügyfélszolgálatunk e-mailben és chaten segít. A többi csomagot a Windows + Office csomag kategóriában találja. Ha rendelés előtt kérdése van, nézze meg a gyakori kérdéseket, vagy írjon nekünk.